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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Fremdsprachensekretär/in im Vorstandssekretariat

Beginn

ab sofort

Dauer

zunächst auf 2 Jahre befristet

Vergütung

bis Entgeltgruppe 08 TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit

Ihre Mission:

Das Fremdsprachensekretariat unterstützt die Vorstandsvorsitztende bei ihrer Arbeit in nationalen und internationalen Gremien sowie in der Durchführung der administrativen, organisatorischen und logistischen Aufgaben.  

Das Aufgabenspektrum setzt sich wie folgt zusammen:

  • Sichten und Bewerten der Eingangspost hinsichtlich Relevanz und Dringlichkeit
  • Vorbereiten des Schriftverkehrs durch Erstellung von Briefentwürfen und Vermerken, teils nach Stichworten
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen mit internen und externen Teilnehmern
  • Vorbereitung, Koordination und Abrechnungsvorbereitung von Dienstreisen für VO-V (in deutsch und englisch)
  • Kommunikation mit ausländischen Kontaktpersonen bei Auslandsreisen der Vorstandsvorsitzenden
  • Angemessene Kommunikation mit Bundesbehörden und Ministerien im In- und Ausland
  • Sachbearbeitung des Bestell- und Zahlungswesens
  • Aktenführung

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in, Europasekretär/in oder für die Tätigkeit vergleichbare abgeschlossene fremdsprachliche Ausbildung
  • nachweisbare Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2-Niveau)
  • einschlägige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Sekretär/in oder in einer vergleichbaren Position
  • Organisationsgeschick, Verschwiegenheit, Gewandtheit, Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität
  • stilsicheres, souveränes und freundliches Auftreten
  • sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • idealerweise zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zu Dienstreisen
  • hervorragende Teamfähigkeit, Moderationsfähigkeit
  • ausgeprägte MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word und Power Point)
  • Kenntnisse in SAP sind von Vorteil
  • gute Kenntnisse der DLR-internen Strukturen sind von Vorteil

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Frauen und Männern sind fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Schwerbehinderte Bewerberinnen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Fachliche/r Ansprechpartnerin

Guido Plützer
Administration

Tel.: +49 2203 601-4117

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Personalbetreuung Köln

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