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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Administrative und organisatorische Unterstützung des Leitungsteams

Beginn

ab sofort

Dauer

2 Jahre

Vergütung

bis Entgeltgruppe 09a TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit

Ihre Mission:

Der/die Stelleninhaber/in führt das Sekretariat und ist verantwortlich für die Sachbearbeitung, die Budgetkontrolle sowie die Durchführung administrativer Prozesse des Institutes. In der Organisationsstruktur ist der/die Mitarbeiter/in direkt dem Leitungsteam (Gründungsdirektor und Leiter Administration) zugeordnet.

Die Tätigkeiten beinhalten folgende Aufgaben:

  • Führung des Sekretariates des Leitungsteams
  • Überwachung und Steuern der Projektmittel
  • Vorbereitung, Buchung und Organisation von Dienstreisen für die Instituts- und Abteilungsleiter
  • Prüfung der Reiseunterlagen
  • Aktualisierung von Kalkulationen in Zusammenarbeit mit dem Institutscontrolling und den Institutskaufleuten
  • Pflege der Instituts- und Rollenpflege zur Steuerung der Genehmigungsvorgänge
  • Terminplanung und -koordination für die Institutsleitung
  • Pflege von Datenbanken, Statistiken und Prozessmodellen
  • Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Vorbereitung, Organisation und Begleitung von Arbeitssitzungen, Workshops und Veranstaltungen sowie Dokumentation der Ergebnisse
  • Unterstützung der Institutsleitung bei personellen Maßnahmen

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder staatlich geprüfter Betriebswirt oder vergleichbarer Abschluss
  • mehrjährige einschlägige Berufserfahrung und hierbei erworbene gute Kenntnisse in der kaufmännischen Sachbearbeitung
  • gute und sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office) sowie von SAP
  • gute Kenntnisse in BWL und im Controlling sind vorteilhaft
  • Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR, ggf. auch anderer Großforschungseinrichtungen sind wünschenswert
  • sichere deutsche und englische Ausdruckfähigkeit in Wort und Schrift 
  • persönliche und soziale Kompetenz: Selbständigkeit, Team- und Kooperationsfähigkeit sowie interdisziplinäre Zusammenarbeit

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Frauen und Männern sind fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Schwerbehinderte Bewerberinnen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Fachliche/r Ansprechpartnerin

Frank-Uwe Schaich
Institut für Softwaremethoden zur Produkt-Virtualisierung

Tel.: +49 2203 601-4016

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