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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Assistenz der Abteilungsleitung

Beginn

1. September 2019

Dauer

zunächst 2 Jahre

Vergütung

bis Entgeltgruppe 5 TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit

"Spitzenforschung braucht auf allen Ebenen exzellente Köpfe - besonders noch mehr weibliche! Starten Sie bei uns, wir freuen uns auf Ihre Bewerbung" Ihre Prof. Dr. Pascale Ehrenfreund - Vorsitzende des Vorstands

Die Abteilung Nautische Systeme forscht an Systemen für einen sicheren und effektiven Schiffsverkehr auf den Weltmeeren und Binnenwasserstraßen. Die aktuellen Arbeiten sind unter anderem darauf ausgerichtet, an spannenden Zukunftsthemen, wie bspw. der Entwicklung autonomer maritimer Systeme frühzeitig mitzuwirken.

Das Team am DLR Standort Neustrelitz besteht aus bis ca. 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ist in der maritimen Community sehr gut vernetzt. Für die Untersuchung unter realen Messbedingungen verfügt die Abteilung über ein eigenes Messboot, umfangreiches Messequipment sowie diverse Experimentalsysteme im Forschungshafen Rostock.

Als Assistenz der Abteilungsleitung sind Sie verantwortlich für die Sachbearbeitung und administrative Unterstützung. Ihre Aufgaben umfassen:

  • Führung des Abteilungssekretariats und Unterstützung der Abteilungsleitung in allen verwaltungstechnischen Belangen
  • Terminplanung und Vorbereitung von Dienstreisen
  • Vorbereitung von Projektmeetings und Besprechungen inkl. Besuchermanagement
  • Sach- und Büromittelbeschaffung inklusive Budgetüberwachung
  • Aufbau, Verwaltung, Pflege und Weiterentwicklung des Dokumentenablagesystems
  • Einweisung und Beratung aller Kollegen in administrativen Sachfragen
  • Vorbereitung von Personalvorgängen, u.a. Einstellungen (wissenschaftliche Mitarbeiter, Techniker, Doktoranden, Stipendiaten, studentische Aushilfen, Studenten und Gastwissenschaftler) und Vertragsverlängerungen
  • Erstellung interner/externer Jobangebote mit dem Bewerbungsverfahren „concludis“
  • Kontaktieren von Behörden bei Einstellungen ausländischer Mitarbeiter (z.B. Ausländerbehörde)

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossene Berufsausbildung Ausbildung zur/m Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Assistenz/Sekretariatsleitung
  • sichere Beherrschung von Standard-Office-Anwendungen (MS-Word, MS-Excel, MS-Power Point)
  • sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)
  • gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
  • Fähigkeit zur selbstständigen, kooperativen Arbeitsweise sowie gute Umgangsformen, Teamfähigkeit, soziale Kompetenz
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Organisationsgeschick, Flexibilität, hohes Engagement und Belastbarkeit

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (m/w/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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  • Sie können sich diese Stellenanzeige per E-Mail zusenden und Ihre Bewerbung am stationären Computer oder Laptop erstellen.

    Wir benötigen Ihre digitalen Bewerbungsunterlagen (PDF). Die Übermittlung wird von einigen Mobilgeräten nicht standardmäßig unterstützt. Bitte erstellen Sie Ihre Bewerbung an einem PC/Laptop.

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Fachliche/r Ansprechpartner/in

Thoralf Noack
Institut für Kommunikation und Navigation

Tel.: +49 3981 480136

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