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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Veranstaltungsmanagement und Public Relations für das Institut

Beginn

ab sofort

Dauer

2 Jahre (Elternzeitvertretung)

Vergütung

bis Entgeltgruppe 9a TVöD

Beschäftigungsgrad

Teilzeit

Mobilität hat in unserer Gesellschaft einen hohen Stellenwert. Menschen wollen sicher, bequem und schnell ihr Ziel erreichen. Güter müssen über kurze und lange Strecken kostengünstig transportiert werden. Folgen der Mobilität zeigen sich in Umweltbelastungen, Unfällen und Staus und verstärken sich mit dem stetig wachsenden Verkehrsaufkommen. Diesen Herausforderungen stellen wir uns am Institut für Verkehrssystemtechnik. Wir erarbeiten Lösungen für eine sichere und effiziente Mobilität der Zukunft.

Die Globalisierung der Wirtschaft und der steigende Mobilitätsbedarf führen zu einem enormen Wachstum des Verkehrsaufkommens, das hauptsächlich von der Straße aufgenommen wird. Um diesem Trend entgegenzuwirken, muss die Wettbewerbsfähigkeit des Verkehrsträgers Schiene erhöht werden. Der Schlüssel hierfür ist die wirtschaftliche und effiziente Nutzung der Schienennetze sowie die technische und betriebliche Interoperabilität. Im Kontext der Bahnautomatisierung forschen wir für die Entwicklung und Anwendung innovativer Technologien, Methoden und Konzepte für das System Bahn. Damit tragen wir zur betrieblichen, technischen und wirtschaftlichen Optimierung bei. Unser Ziel ist es, den Schienenverkehr sicher, effizient und wettbewerbsfähig zu gestalten und die europäische Harmonisierung voranzutreiben.

Die Stelle umfasst folgende Tätigkeiten:

  • Ermittlung relevanter Public Relations Aktivitäten (DLR-/Institutsintern, national und international) mit Fokus auf Veranstaltungen
  • Erarbeitung unterschiedlicher Veranstaltungskonzepte zur Unterstützung der wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Ziele des Instituts
  • Erstellung von Zeit- und Finanzplänen sowie Checklisten in Abstimmung mit Instituts-, Branchen- und Projektleitung sowie internen und externen Partnern auf Basis der erarbeiteten Veranstaltungskonzepte
  • Eigenständige Organisation von internen, nationalen und internationalen Veranstaltungen (Konferenzen, Projektmeetings, Messeauftritte etc.) digital, hybrid oder in Präsenz inkl. der Auswahl geeigneter Partner und Lieferanten unter Berücksichtigung des Budgetrahmens und Koordination der Lieferantenbeiträge
  • Erstellen einer Ausgabenplanung aufgrund der Vorkalkulation für einzelne Veranstaltungen für Instituts-, Abteilungs- und Projektleitung, Fortschreibung der Kosten und Anforderung der Mittel
  • Überwachen und Überprüfen der vorgegebenen Sachmittel für die einzelnen Veranstaltungen nach Vorgabe der Instituts-, Branchen- und Projektleitung
  • Erstellung von veranstaltungsspezifischen kaufmännischen Auswertungen
  • Terminüberwachung der laufenden PR-Aktivitäten
    • Verifizierung von Terminänderungen zum ursprünglichen Veranstaltungszeitplan
    • Abruf von terminlich determinierten Zuarbeiten, rechtzeitiges Erkennen von Terminverzug und dessen Auswirkungen auf die Veranstaltung
    • Information der Instituts-, Abteilungs- und Projektleitung über Terminkonflikte
  • Durchführen von regelmäßigen Soll-Ist-Abgleichen und Ableiten von entsprechenden Schlussfolgerungen und Vorschlägen der zu ergreifenden Maßnahmen zur Sicherstellung des Veranstaltungserfolgs
  • Pflege des Internetauftritts des Instituts mit einem Content Management System
  • Koordination und Absprache der Aktivitäten mit der Standort-Öffentlichkeitsarbeit in Berlin-Adlershof und Braunschweig, der Unternehmenskommunikation in Köln-Porz und der Programmdirektion für Energie und Verkehr

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Veranstaltungskauffrau/mann oder in einer vergleichbaren Fachrichtung mit einschlägiger Erfahrung
  • langjährige Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement
  • sehr gute Englischkenntnisse
  • Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Belastbarkeit
  • Bereitschaft zu Dienstreisen
  • idealerweise Abschluss zum staatlich geprüften Betriebswirt
  • Erfahrungen in der Anwendung des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wünschenswert
  • Kenntnisse hinsichtlich der Vorgaben aus Compliance-Richtlinien und des Bundesrechnungshofes vorteilhaft
  • idealerweise Erfahrung im Dokumentenmanagement
  • Kenntnisse der QM-Richtlinien erwünscht
  • Auslandserfahrung willkommen

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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Fachliche/r Ansprechpartner/in

Theresa Sieberhein
Institut für Verkehrssystemtechnik

Tel.: +49 531 295-2664

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