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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Assistenz der Institutsleitung

Beginn

ab sofort

Dauer

2 Jahre

Vergütung

bis Entgeltgruppe 9a TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit (Teilzeit möglich)

Das DLR-Institut für Softwaremethoden zur Produkt-Virtualiserung befasst sich unter anderem mit der Entwicklung von Programmier- und Datenmodellen zur Nutzung aktueller und zukünftiger paralleler Rechnerarchitekturen und entwickelt dedizierte Softwaremethoden zur Realisierung des Virtuellen Produkts.

Sie sind hauptsächlich verantwortlich für das Führen des Sekretariats der Institutsleitung und wirken darüber hinaus unterstützend bei der Planung und Durchführung von Projekten und Veranstaltungen innerhalb des Instituts mit. Als Assistenz der Institutsleitung können Sie sich auf eine abwechslungsreiche, die Forschung unterstützende, anspruchsvolle Tätigkeit in teamorientierter Arbeitsatmosphäre freuen, bei welcher Sie unter anderem folgende Aufgaben ausüben werden:

Führung des Institutssekretariats und Organisationsaufgaben:

  • Selbstständige Führung des Terminkalenders der Institutsleitung sowie Überwachung der Einhaltung von Terminen
  • Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Erstellung von Berichten für den Vorstand und anderer Schreiben
  • Bestellung von Büromaterial und Bewirtungswaren sowie Prüfung von Eingangsrechnungen

Projektassistenz:

  • Ermitteln möglicher Förderalternativen z. B. durch Internet-Recherche mit Bezug zu den Fachthemen des Instituts
  • Aufbau und Pflege eines zentralen Ablage- und Dokumentensystems für das schnelle Finden aller notwendigen Informationen sowie Aufbau und Betreuung eines Berichtswesens zur Aufbereitung von Informationen über das Projekt
  • Erarbeitung von Vorlagen, die ein korrektes Projektreporting zu diversen Projekttypen durch die Projektleiter sicherstellen sollen
  • Moderation von Workshops und Erstellen von Präsentationsfolien

Veranstaltungsmanagement:

  • Einholung und Vergleich von Angeboten und deren wirtschaftliche Prüfung: Treffen einer Vorauswahl und Erstellen eines Entscheidungsvorschlags für die Endauswahl
  • Durchführung von Datenbank- und Internetrecherchen nach Anbietern für Catering und sonstigen notwendigen veranstaltungsbezogenen Dienstleistungen
  • Organisation diverser Veranstaltungen im Wirkungsbereich der Institutsleiterin bzw. des gesamten Instituts

Ihre Qualifikation:

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder entsprechende praktische Berufserfahrung in vergleichbarem Umfeld (z. B. Assistenz der Geschäftsführung)
  • Erfahrung in Projektmanagement und Projektassistenz
  • mehrjährige Erfahrung in der Leitung eines Vorzimmers
  • gutes Englisch in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil
  • sehr gute Anwendungskenntnisse in den gängigen Microsoft-Programmen (vor allem MS Outlook, MS Word und MS PowerPoint)
  • Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen, schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit und Kommunikation
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
  • idealerweise hervorragende kommunikative wie sprachliche Fähigkeiten: überzeugend, flüssig, einfallsreich und klar in der Aussage
  • Interesse für Luft- und Raumfahrtthemen wünschenswert

Ihr Start:

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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  • Sie können sich diese Stellenanzeige per E-Mail zusenden und Ihre Bewerbung am stationären Computer oder Laptop erstellen.

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Fachliche/r Ansprechpartner/in

Sabine Dietz
Institut für Softwaremethoden zur Produkt-Virtualisierung

Tel.: +49 351 210718-144

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