Zuwendung
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Definitionen und Erläuterungen
Zuwendung
Achtung, ab dem 01.07.2025 nur noch elektronische Antragstellung möglich.
FAQ zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) und des TAN-Verfahrens im Kontext von easy-Online und profi-Online
Im Bereich easy-Online steht für die Antragstellung neben der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) auch ein alternatives TAN-Verfahren zur Verfügung. Auch für Vorgänge nach erfolgter Bewilligung (z. B. Zahlungsanforderungen oder Änderungsanträge über profi-Online) ist derzeit noch eine rechtsverbindliche Unterschrift erforderlich. Perspektivisch soll dieses Vorgehen durch ein rein digitales Verfahren über profi-Online abgelöst werden. Dabei soll folgendes Prinzip gelten: Die Unterschrift eines Formulars erfolgt durch die im Formular hinterlegte Benutzerkennung des Absenders innerhalb eines profi-Online-Zugangs. Eine qualifizierte elektronische Signatur wird künftig nur noch für Vorgänge benötigt, die rechtsverbindlich unterzeichnet werden müssen, jedoch nicht über die verfügbaren profi-Online-Formulare eingereicht werden können. Die nachfolgenden Hinweise dienen der Beantwortung wiederkehrender Fragen zur praktischen Anwendung der Verfahren (TAN, QES).
1. Allgemeine Informationen
Was ist das TAN-Verfahren?
Das TAN-Verfahren ermöglicht die digitale Authentifizierung eines Antrags über eine Einmal-TAN, die per E-Mail übermittelt wird. Dieses Verfahren kann ausschließlich im Rahmen der Antragstellung über easy-Online genutzt werden und ersetzt dort die handschriftliche Unterschrift.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Bei der QES handelt es sich um eine elektronische Signatur mit der höchsten Sicherheitsstufe gemäß der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014). Sie ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und erfordert eine Zertifizierung durch einen akkreditierten Vertrauensdienstanbieter.
Gibt es eine Übergangsregelung für Antragstellungen?
Nein. Die Einreichung unterschriebener Anträge in Papierform ist grundsätzlich ab dem 01.07.2025 nicht mehr vorgesehen. Antragstellende, die (noch) keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwenden können, haben alternativ die Möglichkeit, das TAN-Verfahren für die Antragstellung zu nutzen.
2. Nutzung des TAN-Verfahrens
Für welche Vorgänge ist das TAN-Verfahren zulässig?
Die Nutzung ist ausschließlich für die Antragstellung über easy-Online möglich. Eine Verwendung im Rahmen nachgelagerter Prozesse – insbesondere im Kontext von profi-Online – ist nicht vorgesehen.
Ist das TAN-Verfahren rechtlich gleichwertig zur QES?
Im Rahmen der Antragstellung wird das TAN-Verfahren als ausreichend anerkannt. Für förmliche Schreiben oder rechtlich verbindliche Dokumente nach der Bewilligung eines Vorhabens ist hingegen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine handschriftliche Unterschrift erforderlich.
Wie erfolgt die Anmeldung zur Nutzung des TAN-Verfahrens?
Die Anmeldung und Nutzung erfolgt direkt im Rahmen der Antragstellung über easy-Online. Eine ausführliche Anleitung ist dem Handbuch zu entnehmen (siehe Kapitel „TAN-Verfahren“, ab Seite 29):
🔗 https://foerderportal.bund.de/easyonline/hilfe.jsf
Wie lange ist eine TAN gültig?
Die Gültigkeit einer TAN beträgt 15 Minuten. Eine Verlängerung dieser Frist ist systemseitig nicht möglich.
3. Hinweise zur praktischen Umsetzung der QES
Wer muss im Rahmen eines Antrags elektronisch signieren?
Grundsätzlich ist eine rechtsverbindlich zeichnungsberechtigte Person zur Signatur erforderlich. Projektleitende, die nicht zeichnungsberechtigt sind, benötigen keine QES und können daher auch keinen Antrag rechtsverbindlich einreichen.
Müssen die QES-Unterzeichner im Antrag namentlich benannt sein?
Ja. Zeichnungsberechtigt sind nur die Personen, die im Antrag (AZK, AAK, AAA, AZV) entsprechend benannt wurden.
Wie erfolgt die Weiterleitung des zu signierenden Dokuments?
Die Antragstellenden exportieren den finalisierten Antrag aus easy-Online und übermitteln diesen intern zur Signatur. Die unterzeichnete Pdf-Datei wird anschließend durch die bearbeitende Person in das System hochgeladen.
Ist eine bestimmte Frist für die Signatur einzuhalten?
Es empfiehlt sich eine zeitnahe Umsetzung. Fristen können sich je nach Förderlinie unterscheiden und sind der jeweiligen Bekanntmachung oder Mitteilungen zu entnehmen.
Hinweis: Der Antrag gilt als rechtsverbindlich und fristgerecht eingereicht, wenn dieser mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift (QES) versehen und im System hochgeladen wurde. Bitte planen Sie daher entsprechend Zeit für die Einholung der QES und das Hochladen im System ein.
Wer darf das QES-Dokument hochladen?
Das Hochladen kann durch die Projektleitung, administrativen Bearbeitenden oder eine sonst beauftragte Person erfolgen. Die hochladende Person benötigt selbst keine QES, sofern das Dokument zuvor ordnungsgemäß signiert wurde.
4. Nutzung der Benutzerkennung als Signatur im Rahmen von profi-Online
Was ist eine Benutzerkennung in profi-Online?
Die E-Mail-Adresse, für die ein profi-Online Konto eingerichtet wurde, dient zugleich als Benutzerkennung und muss laut Nutzungsbedingungen von profi-Online personenbezogen sein. Funktionale E-Mail-Adressen (in der Form Drittmittel@xxx.xxx) sind in profi-Online nicht erlaubt. (Sollten Sie in Ihrem laufenden Vorhaben aktuell dennoch eine funktionale Adresse verwenden, bitten wir Sie, diese durch eine personenbezogene E-Mail-Adresse zu ersetzen.)
Welche Dokumente kann ich über profi-Online erstellen?
Im Rahmen des profi-Online Zugangs stehen den Nutzenden Eingabemasken für standardisierte profi-Online Formulare (wie Zahlungsanforderung, Zwischennachweis, Zwischenbericht u.a.) zur Verfügung. Über diese Masken können Dokumente in Form einer gekennzeichneten Endfassung online eingereicht werden. Zu den meisten dieser Dokumente können Anlagen (PDF-Dateien) beigefügt werden. Ein Ausdruck dieser Dokumente und eine Einreichung per Postsendung ist nicht erforderlich. Eine zusätzliche Übersendung per E-Mail ist ebenfalls nicht nötig.
Auf welchen Dokumenten wird die Benutzerkennung verwendet?
Auf denjenigen Dokumenten, welche in rechtsverbindlich unterschriebener Form vorgelegt werden müssen, wird bei der Einreichung ihrer Endfassung automatisch auch die Benutzerkennung (= Mailadresse des Absenders) als digitale Unterschrift des Dokuments eingesetzt. Diese Dokumente gelten mit der Einreichung ihrer gekennzeichneten Endfassung über profi-Online als rechtsverbindlich eingegangen.
Folgende Dokumente können mit einer Benutzerkennung als Signatur rechtsverbindlich über profi-Online eingereicht werden:
- Zahlungsanforderung (ZA)
- Zwischennachweis (ZN)
- Verwendungsnachweis (VN)
- Jahresrechnung (JR)
- Schlussrechnung (SR)
- Haushaltsdatenänderung (Änderungsanträge auf Laufzeitverlängerung, Mittelumwidmung, -verschiebung, -vorziehung, -entsperrung)
Wer darf diese Dokumente mit seiner Benutzerkennung unterschreiben?
Der ZE selbst ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass nur befugte Personen einen Zugang zu profi-Online für ein bestimmtes Vorhaben sowie die für die Einreichung von Formularen nötigen Rechte in ihrem Konto erhalten. Der Zugang zu profi-Online wird entweder über den Förderantrag (AZA/AZK u.a.) mit beantragt oder, bei bereits bewilligten Vorhaben, von der Benutzerverwaltung auf Seiten des ZE freigegeben.
Für welche Dokumente ist die Benutzerkennung nicht anwendbar?
Die Benutzerkennung findet keine Anwendung auf den profi-Online Formularen Zwischenbericht, Erfolgskontrollbericht sowie Berichtsblatt/Document Control Sheet, da diese Dokumente nicht unterschrieben werden müssen. Die über profi-Online eingereichte Endfassung dieser Dokumente weist zwar eine automatisch generierte Kennung in Form einer Zahlenfolge auf, aber nicht die Benutzerkennung des Absenders als Unterschrift.
Ferner benötigen Dokumente, die nicht in Form eines der zur Verfügung stehenden profi-Online Formulare eingereicht werden können und dennoch in rechtsverbindlich unterschriebener Form beim ZG vorgelegt werden müssen (Schriftverkehr mit rechtsverbindlichem Charakter), die qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder die weiterhin gültige handschriftliche Unterschrift.
5. Kurzüberblick – Häufig gestellte Fragen
Frage | Antwort |
|---|---|
Reicht das TAN-Verfahren für alle Vorgänge? | ❌ Nein – nur für die Antragstellung |
Gilt eine fortgeschrittene Signatur (FES) als ausreichend? | ❌ Nein – QES ist erforderlich |
Kann die TAN-Gültigkeit verlängert werden? | ❌ Nein – systembedingt auf 15 Minuten begrenzt |
Gibt es eine Anleitung zur Antragstellung mit QES? | ✅ Ja, im Handbuch easy-Online (ab Seite 27) |
Welche profi-Online Formulare weisen automatisch die Benutzerkennung als Signatur aus? | Zahlungsanforderung, Zwischennachweis/Jahresrechnung, Verwendungsnachweis/Schlussrechnung, Haushaltsdatenänderung |
Welche profi-Online Formulare benötigen keine Signatur (Benutzerkennung oder QES)? | Zwischenbericht, Erfolgskontrollbericht, Berichtsblatt/Document Control Sheet |
Wer stellt eine QES aus? | Ein qualifizierter Vertrauensdienstanbieter gemäß eIDAS |
Wo finde ich das Handbuch für easy-Online? | |
Wo finde ich das Handbuch für profi-Online? | https://foerderportal.bund.de/dokument/profi-Online-Handbuch.pdf |
6. Weiterführende Informationen
easy-Online Handbuch (inkl. TAN- und QES-Anleitung):
https://foerderportal.bund.de/easyonline/hilfe.jsf
profi-Online Handbuch:
https://foerderportal.bund.de/dokument/profi-Online-Handbuch.pdf
Liste der qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (EU eIDAS):
https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/
Informationen der Bundesnetzagentur zu Vertrauensdiensten:
https://www.bundesnetzagentur.de