Hybride Veranstaltungen – Nachhaltigkeit und Digitalisierung kommen zusammen
Veranstaltungen wie Tagungen, Konferenzen, Vortragsreihen sind Orte des Dialogs, an denen eine direkte Auseinandersetzung mit meist spezifischen Themen stattfindet und zudem ein informeller Austausch sowie persönliche Kontakte gepflegt werden. Bei der Begegnung von Menschen tritt das Thema nachhaltiges Planen, Umsetzen und Durchführen von Veranstaltungen immer mehr in den Vordergrund. Denn insbesondere Veranstaltungen bieten ein großes Potenzial, den Begriff Nachhaltigkeit in seinen drei Dimensionen – soziale Verantwortung, ökologisches Gleichgewicht und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit – erlebbar zu machen.
Daher sieht das DLR den Veranstaltungsbereich besonders gefordert, da Veranstaltungen einerseits mit Umweltwirkungen wie beispielsweise die Anreise, die Übernachtung und die Bewirtung der Teilnehmenden einhergehen und sie andererseits eine von jedem sichtbare Rolle bei der Gestaltung des Transformationsprozesses spielen können. Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement wird daher im DLR als ein umfassender Ansatz zur Planung, Umsetzung, Dokumentation und Weiterentwicklung von Veranstaltungen verstanden. Immer mehr rücken hier auch hybride Veranstaltungsformate in den Vordergrund. Eine hybride Veranstaltung ist jedoch mehr als nur ein Livestream. Sie findet an einem Ort mit Präsenz-Teilnehmenden und gleichzeitig im virtuellen Raum mit Online-Teilnehmenden statt. Hier besteht die große Herausforderung, wie diese beiden Formate perfekt inszeniert, emotionalisiert und smart miteinander verbunden werden.
Mit einem Pilotprojekt hat sich das DLR an die Herausforderungen einer hybriden Veranstaltung herangetastet. Das DLR lässt bis Frühjahr 2023 über seinen Rahmenvertragspartner eine „All-IN-ONE-Plattform“ entwickeln, die neben dem Online-Teilnehmermanagement auch eine virtuelle Eventplattform anbieten wird. Diese neue Plattform wird als Standardlösung für hybride und digitale DLR-Veranstaltungen zur Verfügung stehen. Sie bietet insbesondere technische Lösungen an, um zukünftig internationale sowie nationale wissenschaftliche Events unter Einhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus direkt im DLR zu planen und mit der nötigen Nutzungsfreundlichkeit umsetzen zu können. Über die virtuelle Event-Plattform können die Online-Teilnehmenden in das Live-Erlebnis der Präsenzveranstaltung eingebunden werden. Sie bietet identische Inhalte und vergleichbare Interaktionsmöglichkeiten wie eine analoge Veranstaltung. Einzig der informelle Austausch bei einem Get-Together blieb den in Präsenz-Teilnehmenden vorbehalten.
Erste Erfahrungswerte konnten jetzt schon mit einer Beta-Version der Event-Plattform beim hybrid-geplanten 3. Helmholtz Sustainability Summit gesammelt werden, der am 1. und 2. September 2022 am DLR-Standort Köln stattfand. Daher konnten nicht alle Features getestet werden. Dafür konnte aber unter anderem die Verknüpfung und Interaktion von digitalen und analogen Elementen realisiert und auch die Handhabung der Beta-Version getestet werden.
Für das DLR war die Pilotphase eine wichtige Erfahrung, da auf der Testplattform beziehungsweise auch beim hybriden Veranstalten noch nicht alles auf Anhieb und reibungslos funktioniert hat. Es gilt nun aufzuarbeiten und zu reflektieren, da das DLR bestrebt ist, mehr hybride Veranstaltungen umzusetzen und eine Quote für hybride Veranstaltungen einführen möchte. Eine „Hybridisierung“ von einzelnen Veranstaltungen birgt unter Nachhaltigkeitsaspekten gegebenenfalls eine weitere Möglichkeit den CO2-Fußabdruck zu verringern.
Die Erfassung von konkreten Einspareffekten – durch die Umstellung von einer Präsenzveranstaltung auf eine hybride Veranstaltung – war eine ganz besondere Herausforderung für die Planung des 3. Helmholtz Sustainability Summits. Denn viele Aktivitäten, die Emissionen erzeugen oder Ressourcen verbrauchen, können bei einer hybriden Veranstaltung vom Veranstalter weder beeinflusst noch gemessen werden, da sich diese durch die Online-Teilnahmemöglichkeit in den individuellen Raum des einzelnen Teilnehmenden verlagern. Einige andere Emissionsquellen kommen neu hinzu. So verursacht etwa das Video-Streaming eines Events zu Emissionen, die nicht zu vernachlässigen sind. Hierfür müssen Erhebungsdaten richtig definiert werden, um auch ein CO2-Fußabdruck einer jeweiligen hybriden Veranstaltung exakt bestimmen zu können. Es bleibt noch die Frage, welche Nachhaltigkeitsfaktoren bei hybriden Veranstaltungen noch konkret abgewogen werden müssen. Letztendlich war diese Pilotphase ein erster wichtiger Schritt sich den hybriden Veranstaltungsformaten der Zukunft anzunähern.